Réaliser un inventaire physique et analyser les écarts
Réalisez le comptage physique du stock par dépôt, comparez les quantités réelles au stock système, analysez les écarts en quantité et en valeur puis mettez à jour le stock après validation.
Contrôler physiquement le stock d’un dépôt.
Un inventaire conserve un instantané des quantités système avant le comptage puis permet de saisir les quantités physiques réellement constatées.
- Numéro automatique
- Dépôt
- Date d’inventaire
- Produits
- Quantités système
- Quantités physiques
- Écarts en quantité
- Valeur des écarts
- Brouillon
- Validation définitive
- Mise à jour du stock
- Traçabilité du validateur
- Excel
- Impression
Suivre un workflow en deux étapes.
La création et la validation sont volontairement séparées afin de permettre le comptage avant toute modification réelle du stock.
- Création de l’inventaire
- Statut Brouillon
- Enregistrement des quantités système
- Comptage physique
- Saisie des quantités physiques
- Calcul des écarts
- Contrôle des résultats
- Validation définitive
- Mise à jour du stock
- Statut Validé
Consulter les inventaires physiques.
La liste permet de suivre les inventaires en cours et validés ainsi que leurs principaux indicateurs.
- Actions
- Numéro d’inventaire
- Dépôt
- Date
- Statut
- Nombre total de produits
- Produits avec écart
- Écart total en quantité
- Valeur totale des écarts
- Créé par
- Voir
- Modifier lorsque le document est en brouillon
- Recherche
- Tri
- 50 lignes par défaut
- Pagination
Créer un nouvel inventaire.
La création demande uniquement le dépôt, la date d’inventaire et des notes facultatives.
- Dépôt obligatoire
- Date obligatoire
- Notes facultatives
- Statut Brouillon automatique
- Créateur enregistré automatiquement
- Produits chargés automatiquement
Générer automatiquement le numéro d’inventaire.
SUIGEST360 utilise la configuration de numérotation des Inventaires physiques.
- Type de document physical_inventory
- Préfixe configurable
- Nombre de chiffres configurable
- Année facultative
- Compteur automatique
- Aperçu de la prochaine référence
- Référence de secours INV-PHY-ANNÉE-000001
Sélectionner le dépôt à inventorier.
L’ensemble du comptage est réalisé par rapport au stock du dépôt sélectionné.
- Dépôts actifs uniquement
- Dépôt obligatoire
- Quantités système calculées pour ce dépôt
- Un même produit peut avoir une quantité différente dans un autre dépôt
Préparer automatiquement la liste à compter.
À la création, SUIGEST360 prépare automatiquement les lignes de l’inventaire.
- Produits actifs uniquement
- Produits ayant déjà été enregistrés dans une Réception fournisseur
- Produit inclus même si sa quantité actuelle dans le dépôt sélectionné est zéro
- Produits triés par nom
- Quantité système enregistrée pour chaque produit
- Quantité physique initialisée à la quantité système
- Coût unitaire enregistré à partir du prix d’achat
Préparer le comptage sans modifier le stock.
Tout nouvel inventaire est créé avec le statut Brouillon.
- Stock système conservé comme référence
- Quantité physique initiale identique au système
- Écart initial égal à zéro
- Valeur initiale de l’écart égale à zéro
- Document encore modifiable
- Aucun mouvement de stock créé
- Aucune correction de stock appliquée
Saisir les quantités réellement trouvées.
La page de modification constitue la feuille de comptage de l’inventaire.
- Nom du produit
- Code produit
- Quantité système en lecture seule
- Quantité physique modifiable
- Coût unitaire en lecture seule
- Notes par produit
- Recherche produit dans la feuille
- Affichage 10 / 25 / 50 / 100 / Tous
Calculer automatiquement les écarts.
L’écart représente la différence entre la quantité physiquement comptée et celle enregistrée dans SUIGEST360.
- Écart positif lorsque le physique est supérieur au système
- Écart négatif lorsque le physique est inférieur au système
- Écart nul lorsque les quantités correspondent
- Calcul automatique pendant la saisie
- Affichage visuel positif, négatif ou nul
Mesurer financièrement les différences.
Chaque écart de quantité est valorisé selon le coût unitaire enregistré lors de la création de l’inventaire.
- Coût unitaire provenant du prix d’achat du produit
- Valeur positive pour un surplus
- Valeur négative pour un manque
- Calcul automatique par produit
- Valeur totale des écarts
Analyser les résultats du comptage.
SUIGEST360 calcule plusieurs indicateurs pour résumer l’inventaire.
- Nombre total de produits
- Nombre de produits présentant un écart
- Quantité système totale
- Quantité physique totale
- Écart total en quantité
- Valeur totale des écarts
Consulter le détail complet de l’inventaire.
La fiche permet de contrôler les résultats avant et après validation.
- Numéro d’inventaire
- Dépôt
- Date
- Statut
- Créé par
- Modifié par
- Validé par
- Date de validation
- Nombre total de produits
- Produits avec écart
- Quantités système
- Quantités physiques
- Écarts
- Coûts unitaires
- Valeurs des écarts
- Notes
Saisir et corriger le comptage en brouillon.
Un inventaire peut être modifié tant qu’il n’a pas été validé.
- Quantités système conservées
- Saisie des quantités physiques
- Modification des notes par produit
- Calcul des écarts
- Calcul de la valeur des écarts
- Recalcul du nombre de produits avec écart
- Recalcul des totaux
Appliquer définitivement l’inventaire.
La validation constitue l’étape qui transforme le comptage en correction réelle du stock.
- Confirmation avant validation
- Traitement uniquement des produits présentant un écart
- Quantité du stock remplacée par la quantité physique
- Création des mouvements d’ajustement
- Passage du statut Brouillon à Validé
- Utilisateur validateur enregistré
- Date et heure de validation enregistrées
- Opération enregistrée dans le journal d’activité
Aligner le stock avec le comptage physique.
Lors de la validation, chaque produit présentant un écart est corrigé dans le dépôt de l’inventaire.
- Produit et dépôt identifiés
- Création du ProductStock si nécessaire
- Quantité finale égale à la quantité physique
- Surplus ajouté au stock
- Manque retiré du stock
- Produits sans écart laissés inchangés
Tracer chaque correction issue de l’inventaire.
La validation crée un mouvement de stock pour chaque produit dont la quantité physique diffère de la quantité système.
- Type INVENTORY_ADJUSTMENT
- Produit
- Dépôt
- Utilisateur validateur
- Quantité du mouvement égale à l’écart
- Référence vers l’inventaire physique
- Date du mouvement égale à la date d’inventaire
- Numéro de l’inventaire conservé dans la note
Protéger un inventaire déjà validé.
Une fois le stock corrigé, SUIGEST360 empêche toute nouvelle modification du document.
- Bouton Modifier masqué après validation
- Bouton Valider masqué après validation
- Contrôle supplémentaire dans le Controller
- Nouvelle validation refusée
- Historique du comptage conservé
- Validateur conservé
Exporter les inventaires.
La liste des inventaires propose un export Excel avec filtrage facultatif par période.
- Date de début
- Date de fin
- Export Excel
- Accès depuis la liste Inventaires
Générer un inventaire physique professionnel.
Le document peut être généré au format PDF A4 portrait.
- Informations société
- Logo
- Informations légales
- Numéro d’inventaire
- Date
- Dépôt
- Statut
- Créateur
- Validateur
- Résumé
- Produits
- Quantités système
- Quantités physiques
- Écarts
- Coûts unitaires
- Valeurs des écarts
- Notes
- Signatures
- Cachet facultatif
- Informations bancaires
- Pagination Page X / Y
Imprimer directement l’inventaire.
La fiche Inventaire propose une fonction d’impression utilisant la version PDF du document.
- Bouton Imprimer
- Cachet activable ou désactivable
- PDF chargé automatiquement
- Ouverture automatique de la boîte de dialogue d’impression
Besoin d’aide avec les inventaires ?
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